imail - Wie archiviert man emails am schnellsten?

[Anonymous]

Hallo ihr,

heute mal eine Frage die weniger mit Archicad zutun hat, sondern mit der Archivierung von emails bei einem Mac.

Was habt ihr hier für eine Lösung?

Wir haben einen Server auf dem wir jede einzelne email aus unserem Eingang oder Ausgang als mail inkl. Anhang ablegen und das Tag für Tag. Gibt es hier eine schnelle, effektive Lösung? Evtl sogar ein Programm das dies automatisch ablegt?

Momentan gibt es bei uns einen import und export Ordner, der in Bauherr, Gewerke etc. aufgegliedert ist. Dies soll auch so bleiben. Jede email bekommt immer das Datum vorgestellt im Dateinamen.

Was habt ihr hier für eine Lösung, den kompletten Emailverkehrt pro Projekt zu archivieren?


Würde mich über alle Infos und Tips freuen.
Viele Grüße Melanie

[poeik]

Ums manuelle Sortieren kommst du vermutlich nicht herum. Es gibt zwar "Intelligente Postfächer", aber die Intelligenz reicht kaum aus, um wirklich zuverlässig alles in die richtigen Ordner zu verschieben.

Zum archivieren exportieren wir den jeweiligen Bauherrenordner einfach mit Rechtsklick auf den Ordner. Sollten wir ihn doch einmal wieder brauchen, lässt er sich einfach wieder importieren. Ob das in zehn Jahren noch funktioniert kann niemand garantieren, aber sicher eher als mit einem Drittprogramm.
Möglich wäre auch, alle Mails eines Ordners anwählen und als PDF zu sichern. Dann werden aber Anhänge nicht mit gesichert.

Gruss, poeik

[Anonymous]

Ich weiß nicht, was es am Mac gibt, aber ein System mit guter Aussicht für Langzeitverfügbarkeit und ausgelegt für große Datenmengen sollten oberste Priorität haben.

Bei uns wird alles zentral (!) ausschließlich projektweise abgelegt. Mit gleicher Ordnerstruktur wie auf dem Fileserver.

Ich bin sonst auch ein Freund offener Lösungen, aber wir haben nach leidlicher Erfahrung einen Exchange-Server eingerichtet. Und seitdem ist Ruhe und das Chaos hat ein Ende. Der Schafft ein Mailvolumen von bis zu 200 Gb, läuft aber wohl auch noch mit 500Gb passabel und stabil. Inkl. schneller Volltextsuche.

Es gibt sogar ein Backup-System, das in den Sicherungsdateien des Exchange-Rechners Zugriff auf die Exchange-Mailordner auf Email-Ebene liefert. Man muss also nicht gleich den ganzen Server oder ein Projekt reimportieren um nach alten Mails zu suchen.

Inzwischen ist das essentiell, denn man kann all die Überlastungs-"Ich lese das erst gar nicht"-FYI-Mails nicht ausdrucken. Manche Minivorgänge erzeugen 10 Mails (Ich habs bekommen, Ich habs weitergeleitet, Ich hab noch nix gehört, Ich frag mal nach, Ich habe nachgefragt, Ich habe keine Antwort bekommen, Die Info kommt morgen,...) und selbst versandte Mails kommen über 3 Ecken als FYI wieder an einen zurück.

[Anonymous]

der AutoFiler von Smarttools war in Verwendung ganz ok.

Man kann Regeln nach div. Kriterien definieren und die Mails dann in einem Festgelegten Format abspeichern. Das Addon "scannt" die Mails (ein- u. ausgehend) automatisch nach den Regeln.

Ist aber meines Wissens nach nur für Outlook.