In Layoutbuch mache ich eine Kopie vom aktuellen verknüpfen Layout und löse dieses kopierte Layout vom Modell (Verknüpfung aufheben und einbetten wie Holger beschrieben hat) sobald ein Plan extern verschickt wird. Dieses Layout bekommt einen Index, ein Datum und ein -x. Mangels Farben sehe ich so sofort, dass es eingebettet ist.
Die verknüpfe Version dieses Layouts bleibt verknüpft und somit immer auf dem neuesten Stand des Modells. DWG und PDF werden über den Publisher parallel erzeugt und abgelegt.
Ist machmal aufwändig aber sauber nachvollziehbar. Ab AC 18 wird´s dann was ich so sehe etwas leichter mit der Indexierung.
Speichergröße ist heutzutage für mich nicht mehr unbedingt das vorrangige Thema. Ein halbwegs vernünftiges Photo hat auch so um die 8 MB.